상표등록증 아포스티유 대행 범위, 캐나다 상표 출원에서 나뉘는 구간

안녕하세요, 해외 제출 서류 전문 레드트랜스입니다.
해외 상표 출원은 현지 대리인이 요구하는 서류 목록을 받는 순간부터 일정이 시작돼요. 그런데 목록에는 보통 서류 이름만 적혀 있고, 그 서류를 한국에서 어떤 형태로 만들어 보내야 하는지는 적혀 있지 않아요. 국문 등본을 그대로 스캔해 보내면 되는지, 번역을 붙여야 하는지, 번역에 공증이 필요한지, 그 위에 국가 인증을 한 번 더 얹어야 하는지가 전부 담당자 몫으로 남죠.

이 글은 캐나다에 상표를 출원하면서 국내 상표등록증을 제출해야 하는 기업 담당자를 기준으로 정리했어요. 제출국이 캐나다일 때 인증 경로가 어디서 갈리는지, 번역과 공증은 어떤 타입을 쓰는지, 대행에 넘기면 어느 구간까지 한 번에 묶이고 어디부터는 회사가 직접 해야 하는지를 순서대로 짚어 볼게요.

캐나다에 내는 서류는 아포스티유와 영사인증 중 무엇이 필요한가요?

캐나다는 아포스티유 협약국이므로 제출 서류에는 대사관 영사인증이 아니라 아포스티유 1회만 받으면 돼요. 해외 제출 서류의 인증 경로는 서류 종류가 아니라 제출 국가에서 먼저 갈려요. 협약에 가입한 130여 개국에 내는 서류는 발급 국가의 지정 기관이 한 번 확인해 주는 것으로 효력이 인정되고, 가입하지 않은 나라에 내는 서류만 해당 국가 대사관을 한 번 더 거쳐요. 가입국 현황은 HCCH 아포스티유 협약 현황에서 국가별로 확인할 수 있고, 국내 발급 절차와 신청 서식은 외교부 아포스티유 안내에 공개돼 있어요.

실무에서 사고가 나는 지점은 반대 방향이에요. 협약국에 내는 서류를 들고 대사관 인증을 받으려다 시간을 버리거나, 반대로 태국처럼 협약에 들어 있지 않은 나라에 아포스티유만 붙여 보냈다가 현지에서 되돌려받는 경우예요. 캐나다와 함께 상표를 출원하는 일이 잦은 미국, 중국, 일본도 모두 협약국이라 인증은 1회로 끝나요. 국가별로 요구 서식이 다른 부분은 캐나다 제출 서류 가이드에서 서류 단위로 확인하시는 편이 빨라요.

국문 상표등록증은 번역을 어디까지 해야 하나요?

국가기관이 국문으로 발행한 서류는 공증받은 영문 번역본을 붙인 상태에서 아포스티유를 받아야 제출 형태가 완성돼요. 번역만 해서 보내면 현지에서는 그 번역이 누가 한 것인지 확인할 방법이 없기 때문에, 공증사무소가 번역의 책임 주체를 확인해 주는 절차를 한 번 거치는 거예요. 상표등록증처럼 관공서가 발행한 공문서는 이 중 번역공증 타입에 해당해요.

▲ 캐나다 제출 서류는 영문 번역에 공증을 더한 형태가 기준입니다.

공증 타입은 3가지로 나뉘고, 서류 성격에 따라 쓰는 것이 달라요. 관공서 발행 공문서는 번역공증, 위임장이나 이사회 결의서처럼 회사가 직접 만든 사문서는 사실공증, 처음부터 외국어로 발행돼 번역이 필요 없는 문서는 원본대조공증을 써요. 상표 출원 한 건에 공문서와 사문서가 섞여 들어가는 경우가 많아서, 서류 목록을 받자마자 어느 서류가 어느 타입인지부터 나눠 두면 일정이 꼬이지 않아요.

번역 언어도 미리 정해 두는 편이 좋아요. 지원 언어는 영어, 중국어, 일본어, 러시아어, 우즈벡어, 인도네시아어, 말레이어, 베트남어 8개예요. 캐나다는 영문 제출이 기준이라 그대로 진행되지만, 퀘벡 지역 제출처가 프랑스어 서류를 요구하는 경우처럼 8개 언어 밖의 언어가 걸리면 영어로 번역공증을 한 뒤 아포스티유를 받는 방식으로 정리해요.

상표 출원 때 상표등록증과 함께 묶이는 서류는 무엇인가요?

해외 상표 출원은 권리 증명 서류 한 장으로 끝나지 않고, 출원인이 누구인지 증명하는 서류와 대리인에게 권한을 넘기는 위임장이 함께 묶여요. 현지 대리인이 요구하는 조합은 나라와 사건 성격에 따라 다르지만, 기업 출원이면 대체로 아래 범위 안에서 정해져요.

• 권리 증명 국내 상표등록증 또는 출원 사실을 보여 주는 특허청 발행 서류
• 출원인 증명 법인등기부등본 또는 사업자등록증, 현지 요구에 따라 둘 다
• 권한 위임 현지 대리인 앞으로 작성한 위임장, 사실공증 대상
• 보조 자료 법인인감증명서, 정관 등 출원인 자격을 보강하는 서류

▲ 서류 목록을 받으면 공문서와 사문서를 먼저 나눠 적어 두는 편이 일정 관리에 유리합니다.

여기서 자주 걸리는 부분이 영문 표기예요. 상표등록증 번역본의 법인명과 등기부등본 번역본의 법인명, 위임장에 적힌 법인명이 한 글자라도 다르면 같은 회사로 보지 않는 제출처가 있어요. 그래서 번역 전에 회사의 공식 영문 상호를 하나로 확정하고, 대표자 영문명은 여권 사본으로 맞춰요. 여권 사본은 영문명 일치 확인용이라 아포스티유 건에도 함께 준비하는 공통 구비 서류예요. 서류별로 무엇이 더 필요한지는 캐나다 사업자등록증 안내처럼 국가와 서류를 함께 놓고 보면 정확해요. 법인 서류를 한 묶음으로 보내는 경우의 범위는 인도네시아 법인설립 정관 아포스티유, 대행에 맡길 때 함께 묶이는 서류에서도 비슷한 구조로 확인하실 수 있어요.

비용과 소요일은 무엇을 기준으로 갈리나요?

인증 비용과 기간은 서류 이름이 아니라 번역이 필요한지, 어떤 공증을 쓰는지, 제출국이 협약국인지 세 가지로 갈려요. 같은 회사 서류라도 영문으로 발행된 것과 국문으로만 있는 것의 단계 수가 다르기 때문이에요. 기준이 되는 조합을 숫자로 보면 판단이 쉬워져요.

• 영문 공문서 아포스티유 22,000원부터 27,500원, 영업일 기준 3일
• 원본대조공증과 아포스티유 77,000원, 영업일 기준 3일
• 번역공증과 아포스티유 88,000원, 영업일 기준 3일
• 사업자등록증 번역공증 66,000원, 영업일 기준 2일

▲ 서류 종수와 공증 타입이 정해지면 전체 비용과 일정의 윤곽이 잡힙니다.

위 금액은 모두 배송비가 별도이고, 표에 없는 조합이나 서류 분량이 많은 건은 서류를 확인한 뒤 안내해 드려요. 현지에서 발행된 서류에 현지 아포스티유를 받아야 하는 경우는 성격이 완전히 달라져서, 미국 현지 아포스티유만 해도 첫 건 기준 120,000원에 2주에서 3주가 걸려요. 한국에서 발행된 서류를 한국에서 인증해 보내는 쪽이 일정 면에서 유리한 이유예요. 국가별 처리 조건은 국가별 제출 가이드에 정리돼 있어요.

출원 마감이 정해져 있으면 일정은 어떻게 역산하나요?

해외 제출 일정은 마감일에서 거꾸로 네 구간을 빼는 방식으로 잡아야 어긋나지 않아요. 현지 도착과 대리인 검토, 국제 배송, 공증과 인증 처리, 국내 원본 발급 순서로 거꾸로 짚어 내려가면 오늘 무엇부터 시작해야 하는지가 나와요. 번역공증과 아포스티유 구간은 영업일 기준 3일이라는 고정값이 있어서, 변동 폭이 큰 쪽은 오히려 앞뒤 구간이에요.

▲ 마감일을 먼저 찍고 구간별 소요일을 거꾸로 빼는 방식이 가장 안전합니다.

1. ① 현지 대리인 제출 마감일을 확정하고, 검토에 필요한 여유 일수를 먼저 떼어 둬요.
2. ② 국제 배송 기간을 빼요. 원본 송부가 필요한 건은 스캔본 선송부가 가능한지 미리 확인해요.
3. ③ 번역공증과 아포스티유 구간 영업일 3일을 빼요. 서류가 여러 건이면 동시에 진행돼 구간이 그만큼 늘어나지는 않아요.
4. ④ 남은 날짜가 국내 원본 발급과 영문 표기 확정에 쓸 수 있는 시간이에요. 여기가 마이너스면 급행 여부를 검토해요.

일정이 이미 촉박하다면 어느 구간이 실제로 줄어드는지 알아야 해요. 협약국 제출 건은 단계 자체가 1회라 줄일 여지가 크지 않고, 단축 효과는 비협약국 영사인증 건에서 더 크게 나타나요. 실제로 어느 단계가 얼마나 당겨지는지는 영사인증 급행 대행, 수출 일정이 촉박할 때 며칠까지 줄어드나요?에서 구간별로 비교해 두었어요. 출장이 함께 걸려 있다면 외교부 해외안전여행의 국가별 정보도 같이 확인해 두시면 좋아요.

대행에 넘기는 구간과 직접 해야 하는 일은 어디서 나뉘나요?

대행이 대신할 수 있는 것은 번역과 공증, 아포스티유 접수와 수령까지이고, 서명과 인감 날인처럼 명의자 본인이 해야 하는 행위는 넘어가지 않아요. 이 경계를 처음에 그어 두면 회사가 비워야 할 시간과 맡겨도 되는 시간이 분리돼요.

맡길 곳을 고를 때 기준도 여기서 나와요. 서류 사본을 보냈을 때 제출국 기준으로 아포스티유인지 영사인증인지, 어떤 공증 타입을 쓰는지, 몇 영업일이 걸리는지를 바로 답할 수 있는지가 첫 번째 기준이에요. 외교부 신청서는 서류 1건당 1부가 필요하고 아포스티유 건도 예외가 아니라는 점, 졸업증명서 같은 전자 PDF 출력물은 원본으로 인정되지 않는다는 점처럼 반려로 직결되는 조건을 먼저 짚어 주는지도 함께 보시면 돼요. 두 번째 기준은 서류 종수가 늘어도 같은 창구에서 묶여 진행되는지예요. 상표 출원 한 건에 공문서와 사문서가 섞이는 만큼, 공증 타입이 다른 서류를 한 번에 처리할 수 있는지가 전체 일정을 좌우해요.

정리하면 캐나다 제출 건은 국문 원본의 영문 번역공증, 그리고 외교부 아포스티유 1회가 전부예요. 단계는 단순하지만 영문 표기 불일치와 원본 형태, 신청서 부수처럼 되돌아오는 지점은 늘 같은 자리에 있어요. 서류 목록을 받은 날 공문서와 사문서를 나누고 마감일에서 역산해 두면, 상표등록증을 포함한 출원 서류 전체를 한 번에 정리할 수 있어요.

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